Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Telefon

+43 1 22 65 562

E-Mail

gr@ki2.at

Web

www.ki-quadrat.at

Adresse

KI-Quadrat Systemhaus GmbH

Kirchengasse 23

A-3003 Gablitz

2. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung

Unsere KI-gestützten Beratungsplattformen helfen Gemeinden und deren Mitarbeitern bei der Beantwortung von Bürgeranfragen, bei internen Verwaltungsabläufen sowie bei der Konzeption von diversen amtlichen Schriftstücken. Im Rahmen unserer Serviceleistungen werden nur dann personenbezogene Daten verarbeitet, wenn dies für die aktuelle Bearbeitung unbedingt erforderlich ist.

Die Datenverarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Analyse von Fragestellungen und Bereitstellung maßgeschneiderter Empfehlungen
• Dokumentation für die Nachvollziehbarkeit der Beratung
• Erstellung von digitalen Schriftstücken und Bescheiden

3. Verarbeitete Datenkategorien

Je nach Beratungsanfrage werden folgende Datenkategorien verarbeitet:

• Kontaktdaten der zuständigen Ansprechperson in der Gemeinde (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer)
• Organisations- und Verwaltungsdaten (z. B. Gemeindename, Zuständigkeitsbereiche)
• Inhaltliche Angaben zur Beratungsanfrage und spezifischen Herausforderungen
• Protokolldaten zur Nutzung der Plattform (z. B. Zugriffszeiten, verwendete Funktionen)

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Verbesserung der Beratungsprozesse)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, sofern erforderlich

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der Beratungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht.

6. Datenweitergabe und Auftragsverarbeitung

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung der Beratungsdienstleistung notwendig ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Für den Betrieb und die Wartung der Plattform arbeiten wir mit Auftragsverarbeitern zusammen, die vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet sind.

7. Anmeldung mit ID Austria

Für die Anmeldung zu unserem Bürgerportal – etwa zur elektronischen Einreichung von Bauanträgen bei der Gemeinde – nutzen wir das ID Austria-System der Republik Österreich. Bei der Anmeldung übermittelt uns das ID Austria-System folgende Daten: Vorname, Familienname, Geburtsdatum, das wirtschaftsbereichsspezifische Personenkennzeichen (wbPK) samt Bereichskennung, das Identifikationsniveau (ID Austria Level), die Meldeadresse des Hauptwohnsitzes sowie – bei Anmeldung mit einem europäischen Identifizierungsmittel (eIDAS) – das Ausstellungsland und den eIDAS-Personenidentifikator.

Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich, um Sie bei der Anmeldung eindeutig zu identifizieren, Ihre Anträge Ihrem Benutzerkonto zuzuordnen, die örtliche Zuständigkeit der Gemeinde zu prüfen und die Zustellung behördlicher Schriftstücke zu ermöglichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) in Verbindung mit § 14 E-Government-Gesetz. Das Personenkennzeichen wird verschlüsselt gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Ihre Rechte als betroffene Person gelten unverändert wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben.

8. Datenverarbeitung im Rahmen von Künstlicher Intelligenz

Die Beratung erfolgt mithilfe einer KI-basierten Lösung. Dabei wird auf Algorithmen und automatisierte Entscheidungsprozesse zurückgegriffen, die auf den bereitgestellten Daten basieren. Alle Auswertungen erfolgen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, und wir stellen sicher, dass keine unrechtmäßigen Entscheidungen ausschließlich automatisiert getroffen werden.

9. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Diese werden regelmäßig überprüft und an den aktuellen Stand der Technik angepasst.

10. Rechte der Betroffenen

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Hinweis

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter den oben angegebenen Kontaktdaten erreichen. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten rechtswidrig erfolgt, haben Sie das Recht, sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde zu beschweren.

11. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:

Telefon

+43 1 22 65 562

E-Mail

gr@ki2.at